ACCESSO ALLE PRATICHE EDILIZIE: L’UFFICIO HA L’OBBLIGO DI RILASCIARE UNA ATTESTAZIONE FORMALE DI INESISTENZA. LA SENTENZA

pratiche edilizie

Il TAR Lazio si è pronunciato sul diritto di accesso del privato alle pratiche edilizie – anche risalenti nel tempo – che attestano lo stato legittimo dell’immobile ai sensi delle norme introdotte dal D.L. 76/2020. In caso di mancanza o irreperibilità dei documenti in archivio, il Responsabile dell’Ufficio competente ha l’obbligo di rilasciare una attestazione formale di inesistenza.

E’ noto, che soprattutto la ricerca di pratiche di condono accese nel passato, ma non completate sono di difficile reperimento e consultazione, esponendo i tecnici in genere e i consulenti tecnici del tribunale ad attestazioni, che spesso risultano mendaci, dopo essere stati confortati da parte dei preposti agli uffici pubblici sull’inesistenza di pratiche di condono, quando invece non essendo facilmente reperibili, sono comunque presenti.

A tal proposito il TAR Lazio-Roma 12/05/2022, n. 5918 ha spiegato che con l’introduzione del comma 1-bis all’art. 9-bis del D.P.R. 380/2001 (ad opera del D.L. 76/2020, conv. in L. 120/2020), ogni operazione edilizia sul patrimonio esistente presuppone l’attestazione dello stato legittimo delle opere, da documentarsi da parte di chi intende operare trasformazioni o interventi edilizi sul patrimonio esistente e il corrispondente riscontro di tali attestazioni da parte dell’Ufficio competente.
Ne deriva la conseguenza che anche le operazioni di custodia e di eventuale discarico di atti e documenti tecnici o edilizi o urbanistici d’epoca, da parte degli uffici competenti e dell’Archivio Storico, dovrebbero essere (o risultare già) improntate funzionalmente a consentire l’accessibilità o la reperibilità (anche) dei documenti edilizi risalenti negli anni.

Al riguardo il TAR ha richiamato l’orientamento secondo il quale alla stregua del principio ad impossibilia nemo tenetur, anche nei procedimenti di accesso ai documenti amministrativi l’esercizio del relativo diritto non può che riguardare, per evidenti motivi di buon senso e ragionevolezza, i documenti esistenti e non anche quelli distrutti o comunque irreperibili.
Tuttavia, se determinati documenti che sono legittimamente richiesti dal privato non risultino esistenti negli archivi dell’Amministrazione che li dovrebbe detenere per ragioni di servizio, quest’ultima è tenuta a certificarlo, così da attestarne l’inesistenza e fornire adeguata certezza al richiedente per quanto necessario a consentirgli di determinarsi sulla base di un quadro giuridico e provvedimentale completo ed esaustivo (TAR Lombardia Milano 20 febbraio 2020, n. 343; TAR Lombardia Milano 29/06/2020, n. 1245).

Sul punto è stato chiarito che non è sufficiente – al fine di dimostrare l’oggettiva impossibilità di consentire il diritto di accesso e quindi di sottrarsi agli obblighi tipicamente incombenti sull’amministrazione in base alla normativa primaria in tema di accesso – la mera e indimostrata affermazione in ordine all’indisponibilità degli atti quale mera conseguenza del tempo trascorso e delle modifiche organizzative medio tempore succedutesi, in quanto spetta all’Amministrazione destinataria dell’istanza di accesso fornire l’indicazione, sotto la propria responsabilità, attestante la inesistenza o indisponibilità degli atti che non è in grado di esibire, con l’obbligo di dare dettagliato conto delle ragioni concrete di tale impossibilità, senza che sia sufficiente al riguardo una mera affermazione della loro inesistenza negli scritti difensivi.

L’Amministrazione è sempre tenuta ad eseguire con la massima accuratezza e diligenza sollecite ricerche per rinvenire i documenti chiesti in visione e a dare conto al privato delle ragioni dell’impossibilità di ricostruire gli atti mancanti. Per le stesse ragioni, non è sufficiente a dichiarare assolto l’obbligo di provvedere la comunicazione che un’articolazione dell’Amministrazione rivolta al richiedente con la quale declini la propria competenza a provvedere.

Su questo punto il TAR ha chiarito che l’obbligo di provvedere sull’istanza di accesso incombe sull’Amministrazione nella sua globalità, con la conseguenza che, pur se dei documenti richiesti non sia attualmente detentore il Municipio (cui nel caso di specie la ricorrente si era rivolta), persiste comunque la necessità che l’istanza sia oggetto di esame da parte dell’Ufficio che risulterà competente in base all’assetto statutario dell’Amministrazione (nel caso di specie il DPAU – Dipartimento Programmazione e Attuazione Urbanistica, oppure l’Archivio capitolino, a seconda delle condizioni di conservazione dei documenti).

Pertanto, in accoglimento del gravame, i giudici hanno ordinato all’Amministrazione resistente che l’Ufficio competente ratione materiae provvedesse in ordine alla suddetta istanza, apprestando, nell’eventualità, ogni opportuna attestazione a firma del Dirigente responsabile circa l’inesistenza o la indisponibilità degli atti richiesti, sulla base delle regole archivistiche sancite dal Regolamento della stessa Amministrazione.

Per quanto concerne i tempi per l’adempimento, l’art. 116, comma 4, del D. Leg.vo 104/2010 prevede che, in caso di accoglimento del ricorso contro il diniego di accesso agli atti, il giudice ordina l’esibizione dei documenti richiesti entro un termine non superiore, di norma, a trenta giorni, dettando, ove occorra, le relative modalita, con facoltà, dunque, di assegnare un termine diverso all’Amministrazione, da valutarsi secondo le circostanze del caso concreto e con prudente apprezzamento.

Nella fattispecie il TAR ha osservato che:
a) i documenti richiesti erano numerosi e risalenti nel tempo;
b) la richiesta di accesso era funzionale alla verifica della legittimità dell’edificazione ed all’accertamento dell’inesistenza di potenziali controinteressati; dunque non emergevano urgenze legate alla dimostrazione dello stato legittimo delle opere ai fini di interventi edilizi in programma da parte di chi ha la disponibilità dell’immobile.
Tenuto conto di ciò, i giudici hanno ritenuto sussistere i presupposti per assegnare all’Amministrazione un termine a provvedere maggiore dell’ordinaria previsione di giorni trenta (stimandolo in giorni centottanta), con decorrenza dalla comunicazione della sentenza o sua notifica a cura di parte.
In caso di mancanza o irreperibilità dei documenti in archivio, è stato infine disposto l’obbligo di rilascio da parte del Responsabile dell’ufficio di una attestazione formale di inesistenza, da redigersi nel rispetto di quanto sopra indicato.

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